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Tagungen live begleiten und dokumentieren

Begleitung und Dokumentation

Das Praxisbeispiel beschreibt eine großen Tagung. Hier können Online-Werkzeuge zur Begleitung der Vorbereitung, Durchführung, vor allem aber in der Nachbereitung eingesetzt werden. Der Aufwand lohnt sich oft, denn so können über die Präsenzveranstaltung hinaus Menschen erreicht und Inhalte und dokumentiert werden.

Vorbild für dieses Beispiel sind große Tagungen wie z.B. das Global Media Forum der Deutschen Welle. Hier geht es darum, ein Onlineangebot zur Präsenzveranstaltung anzubieten, das die Tagung in der Vorbereitung und Durchführung, vor allem aber in der Nachbereitung begleitet.

Grobkonzeption / Methodik
Die Tagung wird "konventionell" durchgeführt. Web 2.0 kommt nur ergänzend zum Einsatz, indem verschiedene Dienste als Zusatz auf der Website zur Tagung eingebunden werden. Dazu gehört in der Vorbereitung, dass Neuigkeiten schon länger im Vorfeld schrittweise mittels Blog veröffentlicht werden, zum Beispiel die Zusagen einzelner Referenten zusammen mit Verweise auf Aktivitäten und Veröffentlichungen dieser Referenten. Der Blog hat auch eine Kommentarfunktion, so dass Rückmeldungen von (potentiellen) Teilnehmenden schon im Vorfeld niedrigschwellig an den Veranstalter herangetragen werden können. Während der Tagung werden "größere" Programmpunkte wie zum Beispiel die Keynote im Livestream übertragen.

Die größte Bedeutung hat in diesem Beispiel die Nachbereitung: Präsentationsfolien stehen über Slideshare oder Scribd in den Blog eingebunden zum Nachlesen bereit; die Videos aus dem Livestream können nachträglich angeschaut werden; kurze Interviews mit den Referenten können als Podcast-Dateien heruntergeladen werden; Photos der Veranstaltung stehen auf Flickr bereit. Auch hier sind alle Angebote mit einer Kommentarfunktion versehen.

Um Feedback einzuholen, ist ein Forum geöffnet worden, in dem Teilnehmende (auch anonym) noch bis zu zwei Wochen nach der Tagung Rückmeldung geben können, was ihnen gut gefallen hat und inwiefern sie Verbesserungsvorschläge haben.

Zielgruppe und Zielsetzung
In diesem Fall ist der Web 2.0 Einsatz relativ unabhängig von der Zielgruppe. Die unverbindliche, eher zusätzliche Einbindung ist ein Zusatzangebot, mit dem Interessenten ihre Beschäftigung mit dem Tagungsthema vertiefen können. Besonders hilfreich sind aufgezeichnete Vorträge, wenn diese in parallelen Sitzungen stattgefunden haben. Die Aktivität geht vom Veranstalter aus. Die Teilnehmenden können vorhandene Angebote kommentieren, aber darauf begrenzt sich die Partizipation.

Erfahrungen
Viele größere Tagungen werden inzwischen auf derartige Weise begleitet. Der Mehraufwand ist dabei durchaus nennenswert. Es ist aller Erfahrung nach nicht so, dass "einfach nur" ohnehin vorhandene Inhalte bereitgestellt werden müssen oder diese Arbeiten "nebenbei" gemacht werden können. Neben dem technischen und organisatorischen fällt meist auch ein deutlicher redaktioneller Aufwand an, wenn Inhalte online dokumentiert werden. Dem gegenüber steht ein Informationsangebot, das nicht nur den Tagungsteilnehmern, sondern viele weiteren interessierten Menschen auch mittelfristig noch zur Verfügung steht.