Wer buchführungspflichtig ist, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Danach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Das gilt grundsätzlich für alle Kaufleute. Die Buchführungspflicht gilt nicht für Betriebe, wo »das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (kaufmännische Organisation) nicht erfordert.« Hier spricht man von Nichtkaufleuten, die somit nicht buchführungspflichtig sind.
Die Abgabenordnung (AO) regelt die steuerrechtliche Buchführungspflicht, die für alle Kaufleute gilt. Die AO erweitert noch den buchführungspflichtigen Kreis. Danach sind alle gewerblichen Unternehmer (auch Kleinbetriebe) verpflichtet, für ihren Betrieb Bücher zu führen 1) bei Umsätzen von mehr als 500 000 € im Jahr oder 2) bei einem Gewinn aus dem Gewerbebetrieb von mehr als 50 000 €.
Selbstständig Tätige (z. B. Ärzte, Lektoren, Steuerberater) sind als Nichtkaufleute nicht buchführungs-, sondern nur aufzeichnungspflichtig (Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben).
Duden Wirtschaft von A bis Z: Grundlagenwissen für Schule und Studium, Beruf und Alltag. 6. Aufl. Mannheim: Bibliographisches Institut 2016. Lizenzausgabe Bonn: Bundeszentrale für politische Bildung 2016.