Die Checkliste Interner Link: als PDF Dokument zum Download.
Die Vorlage für eine Laufkarte Interner Link: als Word Datei zum Download.
Vorbereitung
Organisationsteam zusammenstellen
Aufgaben- und Zeitplan erstellen
Datum, Ort und Strecke festlegen
Streckenwahl
geeignet sind zum Beispiel ein Sportplatz, Schulhof, öffentliche Wald- oder Parkwege oder eine kleine Stadtstrecke
Die Strecke sollte schlechtwettertauglich sein (bei Regen nicht matschig werden)
Ggf. Anmeldung oder Erlaubnis beim Ordnungsamt der Stadt einholen
Strecke abmessen: zum Beispiel genau 1 km oder eine Runde um den Platz
Absperrungen (Baken, Flatterband) organisieren
Kontroll- und Zählmethode festlegen (bei Variante "Spenden pro Runde")
Die Runden kann man zum Beispiel zählen, indem die Läufer beim Passieren einer bestimmten Stelle jeweils ein neues Gummiband ans Handgelenk bekommen oder Stempel auf einer Karte einsammeln – alternativ bekommen die Läufer gut sichtbare Startnummern und die Runden werden auf einer Strichliste notiert.
Bezahlmöglichkeit der Spende festlegen
Falls die Spenden auf ein Bankkonto Spendenkonto überwiesen werden sollen, muss dies vorab eingerichtet werden bzw. muss ein Stichwort festgelegt werden, das dann kommuniziert wird. Alternativ können die Spenden auch von den Läuferinnen und Läufern in bar eingesammelt werden.
Werbung – der Größe und Art der Veranstaltung angemessen
Plakate und Flyer
Anzeigen und/oder Berichte in der Schüler- oder Lokalzeitung, dem Anzeigenblättchen, Internetseiten, Social Media.
Flyer mit Informationen über den Spendenzweck, so dass die Spenderinnen und Spender auch erfahren, wofür ihr Geld verwendet wird.
Teilbare Inhalte (Bilder kombiniert mit Infos) für Social Media, Messenger-Dienste...
Presseinformation und -einladung
Bei Schul-Spendenläufen: Anschreiben an die Eltern, in dem Werbung gemacht und das Einverständnis zur Teilnahme (und möglichst auch zur Veröffentlichung von Fotos) eingeholt werden.
Laufkarten (bei Variante "Spenden pro Runde")
Es müssen Laufkarten (Interner Link: Vorlage als Word-Datei zum Download) erstellt und verteilt werden. Auf diesen tragen sich die Spenderinnen und Spender mit Namen ein und nennen den Betrag, den sie pro gelaufener Runde spenden möchten. Mögliche Spenderinnen und Spender können Familienmitglieder und Freunde sein, aber auch Unternehmen.
Nach dem Lauf wird auf der Laufkarte von den Veranstaltern eingetragen, wie viele Runden die Läuferin oder der Läufer geschafft hat.
Nach dem Lauf holen die Läuferinnen und Läufer den Betrag bei ihren Spenderinnen und Spendern ab, ggf. können die Beträge auch direkt nach dem Lauf bar gespendet werden. Alternativ erhalten die Spender/-innen Kontoverbindung, Stichwort und Betrag sowie eine Frist für die Überweisung.
Erste-Hilfe-Sanitäter anfragen (z.B. DLRG, DRK, ASB, THW…)
Freiwillige Helfer/-innen
gewinnen (z.B. Familien der Teilnehmenden, Seminarteilnehmende, Freiwilligenagenturen, soziale Netzwerke…)
Einsatzplanung
Dank/ Anerkennung vorbereiten
Stände mit Speisen und Getränken für Läufer/-innen und Publikum, evtl. Wasserspender (z.B. bei Stadtwerken nachfragen)
Biertischgarnituren, Zelt
Stromversorgung
Urkunden, ggf. Preise vorbereiten/ akquirieren, z.B. bei Firmen oder Einzelhändlern vor Ort
Optional: Rahmenprogramm organisieren
Moderation über Mikro und Lautsprecher (Technik ausleihen, Strom)
Musik, Informationen über den Spendenzweck unterhaltsam präsentieren
Wenn Musik abgespielt wird: GEMA-Anmeldung
Infostände
Spiele
Mitmachaktionen, z.B. Selfie-Aktion mit Statement für Social Media, Button-Maschine
Am Veranstaltungstag
Kontrollstellen zum Rundenzählen einrichten
Startergruppen einteilen, eventuell zeitversetzt starten
Speisen- und Getränkeverkauf durchführen
Moderation
Rahmenprogramm durchführen (s.o.)
Preise und Urkunden für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer (zum Beispiel Sachpreise von Unternehmen vor Ort)
Mikrofon und Lautsprecher für Durchsagen und Unterhaltung, ggf. auch Musik
Toiletten für die Sportlerinnen und Sportler und Gäste
Runden auszählen, auf den Laufkarten mit Stempel bestätigen, ggf. schon Geld einsammeln (lassen)
Nach dem Lauf
Fotos und Berichte veröffentlichen
Kontrolle eingehender Spenden, ggf. bei Läufer/-innen nachhaken
Versand Spendenquittungen mit Dankschreiben an Spender/-innen, idealerweise personalisiert, evtl. Fotos der Läufer/-innen oder Kurzdoku der Veranstaltung beilegen
Eine Spendenquittung kann allen einzelnen Spenderinnen und Spendern ausgehändigt werden, die die Spende direkt überweisen und eine Adresse angegeben haben. Übergibt der/die Läufer/-in die Spenden gesammelt, so erhält er/sie die Spendenquittung.
Den Läufer/-innen und Ehrenamtlichen danken