Vor der Durchführung eines Planspieles muss als erstes die grundsätzliche Frage geklärt werden, ob auf ein schon bestehendes Planspiel zurückgegriffen oder ein Planspiel extra neu konzipiert wird. Die eigentliche Entwicklung eines Planspieles stellt eine reizende, aber auch zugleich pädagogisch komplexe Herausforderung dar, die viel Arbeitszeit bindet. Daher sei an dieser Stelle extra noch mal auf das Angebot der Planspiel-Datenbank der Bundeszentrale für politische Bildung verwiesen. Bei der Überlegung, welches Planspiel eingesetzt wird, sollten auch die Vorkenntnisse der Teilnehmer und die tatsächlich zur Verfügung stehende Zeit berücksichtigt werden.
Die Vorbereitung für Planspiele ist in der Tat oft sehr arbeitsintensiv. Räumlichkeiten müssen vorbereitet und Materialien kopiert werden. Dennoch sollte man sich davor nicht abschrecken lassen, denn Evaluierungen von Planspielen zeigen die hohe Motivationssteigerung der Teilnehmenden durch ansprechende Requisiten, Räumlichkeiten und teilnehmerorientierten Spielmaterial.
Für eine möglichst optimale Durchführung von Planspielen werden idealerweise ein großer Tagungsraum für die Plenardebatten und weitere kleinere (in der Regel drei bis vier) Räume für die Arbeit in den Spielgruppen benötigt, in die sich die einzelnen Akteure zu strategischen Gesprächen zurückziehen können. Die Anzahl der benötigten Arbeitsräume hängt von der Anzahl der beteiligten Spielgruppen ab. Wenn möglich sollte auch ein Fotokopierer und PC für die Pressearbeit zur Verfügung gestellt werden. Sollten diese Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen, ist selbstverständlich dennoch die Durchführung einer Simulation möglich, allerdings bedarf es einiger Improvisationskunst der Leitung.
Die pädagogische Lehr-/Lern-Forschung zeigt eindrücklich, in welch hohem Maße der Lernprozess von der Gestaltung der Lernumgebung bestimmt wird. Daher sollten die Räume so gestaltet sein, dass sie die Teilnehmenden in ihrem Lernprozess didaktisch unterstützen und einen dialogischen Bildungsprozess ermöglichen. Insbesondere ist auf eine kommunikationsoffene Gestaltung (z.B. bei der Anordnung der Tische und Stühle) zu achten. Dies gelingt in außerschulischen Lernorten in der Regel sehr gut, aber auch Schulräume können entsprechend gestaltet werden.
Die Räume sollten mit Tischkarten für die Vertreter, Fahnenwimpel für die beteiligten Länder, mehreren Europaflaggen und Tagungsglocken "präpariert" werden.
Zur Abrundung können in den Ecken des Plenarsaales oder der einzelnen Räume für die Gremien Stellwände aufgestellt werden, an denen die wichtigsten Presseveröffentlichungen, Stellungnahmen oder Hinweise (z.B. Einladungen zu Pressekonferenzen) aufgehängt werden. Wenn realisierbar, sollten Möglichkeiten vor Ort ausgeschöpft werden, wie beispielsweise die Durchführung der Simulation in der Aula der Schule, der Turnhalle oder gar dem Rathaus. Der zeitliche und inhaltliche Verlauf des Planspieles sowie die Konferenzergebnisse werden für alle Teilnehmenden auf einem Beamer, Flip-Chart, einer Wandzeitung, einer Tafel oder einem Overhead-Projektor schriftlich notiert.
Für die Institutionen sollten ebenfalls Wandzeitungen vorbereitet und die Gruppenräume von außen mit entsprechenden Hinweisschildern (DinA4-Seiten) versehen werden (siehe Beispiele).
Für die Teilnehmenden müssen entsprechend der Anzahl der Spieler die Spielunterlagen kopiert und vorbereitet werden. Es empfiehlt sich, diese in Klarsichtshüllen oder in einen Schnellhefter (die sogenannte Spielmappe) abzulegen.
Inwieweit sich die Teilnehmenden auf die entsprechenden Rollenvorgaben "einlassen" und das Rollenprofil umsetzen können, hängt neben ihrem grundsätzlichen Interesse am "Spielen"
Wie viel Informationen und Materialien zur Verfügung gestellt werden bzw. müssen, ist abhängig von den Vorkenntnissen und Fähigkeiten der Teilnehmer. Die Entscheidung muss die Spielleitung treffen.
Evaluationen zeigen, dass beispielsweise Simulationen, die sich auf Basis einer Bürgerversammlung mit jugendspezifischen lokalen Themen beschäftigen, ohne große inhaltliche Vorbereitung durchgeführt werden können.
Es gibt keine allgemein gültige Faustregel für die inhaltliche Vorbereitung. Doch durch eine zulange Vorbereitung kann auch der spontane Spielfluss und die Motivation eingeschränkt werden.
Für relativ komplexe Themen empfiehlt sich in jedem Fall eine inhaltliche Vorbereitung im Vorfeld der Veranstaltung bzw. des Unterrichts. Empfehlenswert sind die Präsentation der Ausgangslage und eine erste Beschreibung der beteiligten Akteure.
