Anschließend wird der Gegenstand der Simulation, die einzelnen Akteure und der Entscheidungs- und Verhandlungsprozess durch eine sogenannte Spielmatrix (siehe Beispiel im Anhang) präsentiert und organisatorische Fragen geklärt. An dieser Stelle können – je nach dem Kenntnisstand der Spielenden – zur Vorbereitung der Simulation die auf die Thematik bezogenen Argumente zurückgegriffen werden und entsprechende Informationen eingespeist werden.
Rollenvergabe
Bei der Rollenvergabe ist zu unterscheiden zwischen den sog. Funktionsrollen, den "normalen Rollen" und Vertreterinnen und Vertreter der Medien/Journalisten- Gruppe.
Für die Rollenverteilung bieten sich verschiedene Optionen an:
Die Teilnehmenden ziehen die Rollen aus einer Kiste oder einem Gefäß.
Im größten Raum werden Stühle aufgestellt. Auf jeden Stuhl liegt ein DinA4 Blatt auf dessen verdeckte Innenseite der Name der Rolle steht. Über die mit Hilfe des Zufalls ermittelte Rollenzuweisung diskutieren die Gruppen nicht.
Schließlich können auch die Rollen kurz vorgestellt werden, damit sich die Teilnehmer je nach ihrem jeweiligen Interesse die Rolle aussuchen können. Bei dieser Variante muss die Spielleitung jedoch unbedingt darauf achten, im Vorfeld bei der Vorstellung nicht zu viel wertend über die Rollen mitzuteilen, damit nicht bereits zu Beginn die unterschiedlichen Interessenslagen den Teilnehmenden zu deutlich werden.
Im Hinblick auf die für das Planspiel zur Verfügung stehende Zeit, sollte die Rollenaufteilung möglichst schnell erfolgen. Aus langjähriger Praxis hat sich die Rollenzuweisung auf der Basis des Zufallsprinzips als die sinnvollste Variante erwiesen.
Die Rollen der Journalisten sollten – aufgrund der damit zusammenhängenden Arbeiten (siehe unten) – am besten offen zugewiesen werden.
Nachdem die Spielenden eine Rolle erhalten haben, erhalten sie eine "neue Identität". Hierbei können sie sich entweder einen neuen eigenen Namen ausdenken oder sie verwenden einen Namen aus der Realität, den Sie während der gesamten Simulation behalten. Für Jugendliche ist es oftmals hilfreich, entsprechende Namensvorschläge "parat" zu haben, gerade in Hinblick auf die Durchführung von europabezogenen Planspielen mit Vertretern aus anderen Ländern.
Die Namen werden auf die ausgeteilten Namensschilder bzw. auch auf die Tischschilder geschrieben. Um in die eigentliche Phase der Simulation zu kommen und diese so realitätsnah wie möglich zu gestalten, sprechen sich die Teilnehmer ab sofort nur noch mit diesen Namen an und siezen sich ebenfalls.
Anschließend kann die Spielleitung entweder nur zuerst ein Teil der kopierten Spielunterlagen (in der Regel die Ausgangslage – das sog. Szenario) und nach einer ersten Lesephase (10 Min.) dann das individuelle Rollenprofil sowie weitere Informationen austeilen oder die Spielleitung übergibt sofort alle Unterlagen, d.h. Szenario, Rollenprofil und Hintergrundinformationen in den bereits erwähnten Spielmappen. In der Praxis hat sich die erste Variante bewährt.
Die Teilnehmenden arbeiten sich dann in ihre Rollenprofile ein und bereiten sich auf die Verhandlungen vor. Je nach Informationsstand der Teilnehmenden und Komplexität des Themas sollten mindestens 90 Minuten für die Einführungsphase zur Verfügung stehen können.
Die Spielleitung bittet die Teilnehmenden darum, die individuellen Rollenvorgaben an dieser Stelle noch nicht gegenseitig mitzuteilen. Denn die Simulation lebt davon, dass alle Vertreter Interessen verfolgen, die zu Komplikationen mit anderen Staaten oder Interessensgruppen führen (können) und eine Einigung erschweren. Die Spielleitung steht für Nachfragen hinsichtlich der Rollenprofile den einzelnen Gruppen bzw. Akteuren zur Verfügung und vergewissert sich zum Abschluss dieser Phase, dass den Teilnehmenden der weitere Verlauf der Simulation und ihre Funktion klar ist.
Darüber hinaus weist sie die Träger sog. spezieller "Funktionsrollen" (wie z.B. Präsident des Europäischen Parlamentes oder Bürgermeisterin) in ihre spezifischen Aufgaben während der Simulationsphase ein.