Bürosachbearbeitung als Vorzimmerkraft | Karriere bei der bpb | bpb.de

• Bearbeitung von internen und externen Terminanfragen, Terminplanung und -koordinierung sowie Kalenderpflege

• Reiseplanung, -organisation und -abrechnung, inklusive Abstimmung des zeitlichen Ablaufs sowie Buchung von Reisemitteln und Unterkünften

• Büroorganisation, Postbearbeitung und -verteilung

• Organisation von Besprechungen und Konferenzen, wie Terminkoordination, Einladungen an Teilnehmende versenden sowie Besprechungsräume und -technik buchen und vorbereiten

• Zusammenstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen

• inhaltliche Aussteuerung der Terminvorbereitungen an die zuständigen Abteilungen und Referate der bpb sowie Koordinierung der Rückmeldungen

• Vertretung der Vorzimmerkraft des Präsidenten

• Bearbeitung sensibler Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit

• allgemeine Korrespondenzen, Schreiben nach Vorlage erstellen und Standardantworten versenden

• Überwachung von Fristen

• Bearbeitung von Wiedervorlagen

• Gästeempfang

• eine erfolgreich absolvierte Ausbildung mit mindestens der Abschlussnote befriedigend als:

  • Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder

  • Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder

  • Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie hauptberufliche Erfahrungen im Bereich Sekretariat

• routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen

• selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung, ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Eigeninitiative

• hohes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und flexible Arbeitsweise in einem abwechslungsreichen (Aufgaben-)Umfeld

• Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit

• sicheres, höfliches und verbindliches Auftreten

• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

• eine Einstellung in Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)

• die Gewährung einer Personalgewinnungszulage bzw. -prämie bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen

• bei bestehendem Dauerarbeitsverhältnis zum Bund ist die Möglichkeit einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zur bpb gegeben

• ein breites Aufgabenspektrum sowie gute Entwicklungsmöglichkeiten, interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem kompetenten und kreativen Team

• flexible Arbeitszeiten, die es Ihnen ermöglichen, berufliche und private Herausforderungen erfolgreich miteinander in Einklang zu bringen (z. B. Gleitzeit, mobiles Arbeiten, ein auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell)

• die Gewährung von Trennungsgeld und die Übernahme von Umzugskosten nach den gesetzlichen Bestimmungen bei Vorliegen der persönlichen und rechtlichen Voraussetzungen

• die Prüfung der Unterstützung durch die Wohnungsfürsorge des Bundes

• offene Kommunikationskultur, eigenverantwortliches Arbeiten, Teamarbeit

• intensive Unterstützung und Begleitung in Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Freiraum zur Verwirklichung eigener Ideen in Ihrem Verantwortungsbereich

• eine wertschätzende Behördenkultur

• Möglichkeit zum Bezug eines Deutschland-Jobtickets (DJT) mit zusätzlichem Arbeitgeberzuschuss

Bei Bewerbung mit einem ausländischen Abschluss beachten Sie bitte die Hinweise in unserem Interner Link: FAQ zum Thema „Karriere bei der bpb“.

Schwerbehinderte Personen sowie ihnen gleichgestellte Personen werden gemäß des Sozialgesetzbuches - Neuntes Buch - (SGB IX) bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir streben eine diverse, die Gesellschaft repräsentierende Belegschaft an. Die bpb begrüßt daher Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion oder sexueller Identität.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte. .