In den meisten Fällen liegen die Befragungsergebnisse nach der Datenerhebung auf Fragebögen in Papierform vor. Die Daten müssen dann mit dem Computer in GrafStat erfasst werden. Nur das vor Ort durchgeführte Bildschirminterview und die Internetbefragung kommen ohne zusätzliche Datenerfassung aus, denn die Antworten wurden schon bei der Dateneingabe durch den Befragten elektronisch gespeichert.
Korrektheit der Daten ist wichtig!
Das Hauptaugenmerk bei der Datenerfassung muss auf der korrekten Eingabe der Daten liegen. Obwohl GrafStat diese Zielsetzung durch beschränkte Eingabemöglichkeiten und Variation der Eingabezeichen bei den verschiedenen Fragetypen unterstützt, sollten zusätzliche Kontrollmechanismen eingeplant werden.
Außerdem solltet ihr die Möglichkeiten zur verteilten (arbeitsteiligen) Datenerfassung nutzen. Bei dieser Technik werden mehrere Computer zur Datenerfassung benutzt und an jedem Arbeitsplatz nur ein Teil der Fragebögen eingegeben. Die Teilmengen können anschließend zur Gesamtbefragung zusammengefasst werden.
Tipps zur Datenerfassung:
Fragebögen nummerieren, um die doppelte Eingabe auszuschließen und evtl. Fehler nachhalten zu können
zu zweit arbeiten (eine Person diktiert und kontrolliert, die andere gibt ein)
abwechselnd arbeiten (bei den beiden Tätigkeiten)
Zeit beschränken (ca. 30 Minuten)
Daten kontrollieren (in einem zweiten Durchlauf)
Arbeitsteilige Datenerfassung
Bei dieser Form der Arbeitsorganisation werden die Fragebögen der Befragung als Teildatensätze auf mehreren Computern gleichzeitig erfasst. Dazu wird der Stapel der Fragebögen auf die Computer aufgeteilt und an jedem Arbeitsplatz nur die Daten der zugeteilten Fragebögen eingegeben. Für eine problemlose Datenübernahme müssen alle mit einer Kopie der gleichen Fragebogen-Datei arbeiten! Das häufigste Problem bei der arbeitsteiligen Datenerfassung sind Fragebögen mit unterschiedlichen Strukturen, diese können später nicht ohne weiteres zu einem Gesamtdatensatz zusammengefügt werden!
Je nachdem, ob die Computer vernetzt sind oder mit Diskettenlaufwerken bzw. USB-Sticks gearbeitet wird, sind Vor- und Nacharbeit unterschiedlich. Die arbeitsteilige Erfassung läuft prinzipiell in vier Schritten ab:
Vorbereitung: Leere Befragung (also ohne evtl. schon vorhandene Antworten) kopieren
Datenerfassung: Daten arbeitsteilig erfassen
Zusammenführung: Daten zu einem Gesamtdatensatz zusammenführen
Verteilung: Die komplette Befragung allen Computern für die Auswertung zugänglich machen (kopieren)
Je nach Ausstattung des Computerraumes können die vier Schritte mit Disketten oder im lokalen Netzwerk durchgeführt werden. GrafStat unterstützt beide Varianten mit Verwaltungsfunktionen und entsprechenden Assistenten.
Tipp: Siehe auch die ausführliche Beschreibung "Arbeitsteilige Datenerfassung" unter "Tipps" in der GrafStat-Hilfe.