Im Gespräch mit der Redaktion von buergerhaushalt.org erklärt Petra Seidelmann von der Stadt Mannheim, was mit Bürgervorschläge nach der aktiven Beteiligungsphase passiert.
Frau Seidelmann, was ist Ihre Rolle in Sachen Bürgerhaushalt in Mannheim?
Ich arbeite bei der Stadt Mannheim im „Fachbereich Rat-Beteiligung und Wahlen“ im „Team Bürgerschaft und Beteiligung“ und bin hier als Projektleiterin für die Konzeption und Durchführung des Mannheimer Beteiligungshaushaltes verantwortlich.
Welche Aufgaben stehen in Mannheim nach der aktiven Beteiligungsphase des Bürgerhaushaltes an?
Für uns steht derzeit das Monitoring des Beteiligungshaushaltes an. Dabei ist es meine Aufgaben, die Verwaltung bei der Bearbeitung der beschlossenen Ideen aus der Bürgerschaft zu begleiten. Wie wird mit den 18 beschlossenen Vorschlägen aus dem Beteiligungshaushalt weiter verfahren? Wie ist der aktuelle Umsetzungsstand? Hierüber müssen die Bürgerinnen und Bürger informiert sein.
Was bedeutet Rechenschaft für Sie in Bezug auf Bürgerhaushalte?
Das ist für mich vor allem das Thema Offenlegung: Das heißt Offenlegung der Ergebnisse und der Begründungen, warum der Gemeinderat wie entschieden hat. Transparent machen, wie innerhalb der Politik und der Verwaltung mit den Ergebnissen des Beteiligungshaushaltes weiter verfahren wird. Wichtig ist dabei, dass dies nachvollziehbar, verständlich und schriftlich dokumentiert wird.
Wenn beim Bürgerhaushalt in Mannheim Rechenschaft ansteht, wie organisieren Sie diese? Was gilt es zu beachten?
Am Anfang stand eine lange Excel-Liste mit allen Vorschlägen aus dem Beteiligungshaushalt. Die Vorschläge wurden dann einzeln von der jeweiligen Fachverwaltung nach Abschluss der aktiven Beteiligungsphase geprüft und kommentiert. Die schriftlichen Stellungnahmen der Verwaltung wurden auf der Online-Plattform veröffentlicht. Darin wurde begründet, warum nach Einschätzung der Verwaltung ein Vorschlag wie und welcher Form weiter bearbeitet werden soll oder auch nicht. Einige Vorschläge können etwa aus rechtlichen Gründen nicht von der Stadt umgesetzt werden oder sie werden bereits von der Verwaltung bearbeitet, bzw. werden schon umgesetzt. Die Antragsstellerinnen und Antragsteller konnten dadurch schon noch vor Beschlussfassung der Politik die Stellungnahme der Verwaltung nachlesen.
Dann folgten die Etatberatungen und die tatsächlichen Beschlüsse des Mannheimer Gemeinderates zu den Vorschlägen aus dem Beteiligungshaushalt. Diese Beschlüsse haben wir ebenfalls zusammengestellt und anschließend auf der Online-Plattform veröffentlicht. Am Ende konnte jeder Antragssteller/jede Antragstellerin genau nachlesen, wie ihre Ideen entschieden wurden, mit den entsprechenden Begründungen. Diese Dokumentation ist teils schwierig, da genau erfasst werden muss, in welchem Umfang der Rat die Umsetzung eines Vorschlags beschlossen hat: Wenn zum Beispiel beschlossen wird, nur eine Parkbank aufzustellen, statt der in der Idee beschriebenen 100 Parkbänke, dann muss das nach außen genau dokumentiert und begründet werden. An dieser Stelle habe ich eng mit der Ratsschreiberei zusammengearbeitet, die die Ratssitzungen protokolliert und die Ergebnisse schriftlich aufbereitet. Teilweise habe ich auch direkt bei den Fraktionen nachgefragt, um genauere Informationen zu den Beschlüssen zu erhalten.
Kurz gesagt: Nach der aktiven Beteiligung der Bürgerschaft und der politischen Entscheidungen durch den Gemeinderat steht das Zusammentragen von Informationen über Beschlüsse und deren Begründungen an. Diese Informationen müssen teils aus unterschiedlichen Quellen organisiert werden.
Gab es darüber hinaus Hürden / Probleme im Prozess der Rechenschaftslegung?
Darüber hinaus nicht. Es geht um den Aufwand, die Informationen zu den Beschlüssen zusammenzutragen, und die Beschlüsse, so sie nicht Deckungsgleich mit dem Antragstext sind, korrekt zu dokumentieren. Wenn Vorschläge aus der Bürgerschaft/Beteiligungshaushalt von den Fraktionen aufgegriffen werden, muss dies die Antragsstellerinnen und Antragsteller zurückgemeldet werden. Zum Beispiel nimmt die Politik die Idee aus dem Beteiligungshaushalt auf, die Wärmedämmung für ein Jugendzentrum anzugehen. Dabei spricht sie sich zunächst für eine Voruntersuchung am Gebäude aus. Dann ist es meine Aufgabe abzugleichen, wie genau sah die Idee aus dem Beteiligungshaushalt aus, was genau wurde in den Etatberatungen dazu entschieden und wie sieht die aktuelle Umsetzung aus. All dies muss den Antragsteller/die Antragstellerin zurückgemeldet werden.
Es werden also nicht immer alle Vorschläge von der Politik sie 1:1 übernommen. Es gibt auch Ideen, die in den Haushaltsberatungen bei Bedarf abgeändert und den strategischen Gesamtüberlegungen zur Stadtentwicklung angepasst werden. Die Herausforderung ist es, hier genau die richtigen Informationen für die Antragsteller zusammenzutragen. Aber darüber hinaus gibt es keine weiteren Hürden.
Wie stehen Sie mit der Bürgerschaft zum Thema Rechenschaft in Kontakt? Was sagen Bürgerinnen und Bürger dazu?
Nach den Etatberatungen wurden alle Bürgerinnen und Bürger, die sich mit ihren Ideen aktiv in den Beteiligungshaushalt eingebracht haben, per E-Mail darüber informiert, wo im Internet alle Ergebnisse der Etatberatungen abgerufen werden können. Zudem wurde in der Mail und auf der Plattform angekündigt, wann die Ergebnisse zu den einzelnen Ideen auf der Plattform des Beteiligungshaushaltes eingestellt sein werden. Zusätzlich wurde eine Meldung zur Beschlussfassung im Amtsblatt veröffentlicht. Rückmeldungen dazu aus der Bürgerschaft haben wir nur einige wenige bekommen – diese aber rundweg positiv zu dem Gesamtverfahren des Beteiligungshaushaltes. Insgesamt gab es nur zwei Nachfragen zu einzelnen Beschlüssen der Politik.
Werden Sie im nächsten Durchlauf etwas anders machen (in Bezug auf die Rechenschaft)?
Ich würde den Prozess gerne etwas vereinfachen, aber das ist glaube ich schwierig. Das Zusammentragen der Beschlüsse ist aufwändig und nicht immer einfach, aber ich wüsste nicht wie wir es anders machen könnten. Ich denke, dass es beim nächsten Beteiligungshaushalt in dieser Form weitergeht.
Wird die geplante Umstellung auf eine ganzjährige Ideenplattform die Rechenschaftslegung beeinflussen?
Die ganzjährige Plattform entzerrt natürlich das ganze Verfahren. Wir hatten jetzt einen Beteiligungshaushalt mit 174 Ideen, die bearbeitet werden mussten. Das ist unendlich viel. An dieser Stelle wird sich das Verfahren zukünftig ändern müssen, um für alle Beteiligte aus Politik, Bürgerschaft und Verwaltung lebensnaher und transparenter zu sein. Bei der Ideenplattform verteilt sich das natürlich über das Jahr. Dabei wird der Gemeinderat immer wieder im Laufe des Jahres über eine Idee abstimmen und dann ist die Dokumentation auf der Plattform natürlich einfacher.
Welche Tipps möchten Sie Kommunen für die Konzipierung der Rechenschaftslegung mit auf den Weg geben?
Zunächst würde ich empfehlen, ausreichend Zeit einzuplanen: Zwei bis drei Wochen werden schon benötigt, um alle Begründungen und Beschlussfassungen zu erheben und schriftlich zu dokumentieren.
Außerdem sind gute Kontakte in alle Fraktionen und Gruppierungen des Gemeinderates notwendig, um schnell und einfach die Informationen zur Veröffentlichung der Ergebnisse aus den Etatberatungen zu erhalten.
Und innerhalb der Verwaltung hilft ein gut ausgebautes Netzwerk, gezielt an Informationen zu den Ideen zu gelangen und von den Kenntnissen und Wissen der Fachkolleginnen- und kollegen im Sinne der Bürgerschaft zu profitieren.
Wir bedanken uns für das Gespräch!
Zur Person: Petra Seidelmann ist Projektleiterin für den Beteiligungshaushalt der Stadt Mannheim im Fachbereich "Rat, Beteiligung und Wahlen" (Team Bürgerschaft und Beteiligung).