1. Tun (Dos)
Ziele definieren
Gehen Sie niemals ohne ein Ziel in ein Gespräch:
Was will ich erfahren bzw. lernen? z.B. Was hat Sie an der Veranstaltung angesprochen? Was müssten wir tun, damit Sie uns finanziell unterstützen würden? Welche Themen interessieren oder berühren Sie? Oder: Was für eine Art Mensch ist mein Gegenüber? Wie muss ich am besten mit ihm/ihr umgehen?
Was will ich konkret "mitnehmen"? z.B. Kontaktdaten, einen zweiten Gesprächstermin, eine Spendenzusage, eine Weiterempfehlung, eine gefestigtere Beziehung/Vertrauensaufbau
Ob ein Gespräch erfolgreich verlaufen ist, kann hinterher nur beurteilt werden, wenn die Ziele zuvor klar abgesteckt wurden. Zudem besteht die Gefahr, dass das Gespräch schnell unstrukturiert "wegdriftet". Wer Ziele hat, behält die Zügel in der Hand!
Gesprächsinhalte gut vorbereiten
In Anlehnung an die Gesprächsziele sollten die eigenen Inhalte vorbereitet werden. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen:
Mit wem werde ich sprechen? Was weiß ich über diese Person? Was kann ich herausfinden (z.B. über gemeinsame Bekannte oder Internetrecherche)?
Wie kann ich diese Informationen im Gespräch nutzen?Was möchte ich über die Organisation erzählen? Was ist das Besondere? Was motiviert mich dazu, mich ehrenamtlich einzusetzen bzw. warum arbeite ich gerne für diesen Verein/Träger?
Wofür wird aktuell Geld benötigt? Wie kann das Projekt/Anliegen in wenigen(!) Sätzen dargestellt werden? Was hat die Person davon, genau dieses Anliegen zu unterstützen? Wie viel Geld wird insgesamt benötigt? Wie viel Geld oder welche andere Unterstützung erwarte ich mir vom Gegenüber (Potenziale recherchieren!)?
Kann ich Unterlagen/Fakten/Fotos zusammenstellen, die ich zeigen oder mitgeben möchte?
Gesprächsort finden
Achten Sie auf eine angenehme Atmosphäre, in der sich beide Gesprächspartner/-innen wohlfühlen, aber insbesondere die/der potenzielle Spender/-in. Wählen Sie keinesfalls einen übermäßig belebten, lauten Ort!
Dem Spender oder der Spenderin sollte es keine Mühen machen, den Ort zu erreichen. Diesbezüglicher Aufwand ist dem Fundraiser bzw. der Fundraiserin vorbehalten. Im Idealfall besuchen Sie Ihre/-n Gesprächspartner/-in zu Hause. So lernen Sie über die Räumlichkeiten auch den Menschen besser kennen.
Wenn Sie einladen, dann denken Sie auch an das leibliche Wohl (mindestens Getränke).
Zuhören! Zuhören! Zuhören!
Insbesondere in den ersten Gesprächen sollte Ihr Redeanteil so gering wie möglich sein. Je mehr ihre Gesprächspartner/-innen reden, umso wohler fühlen sie sich, denn sie dürfen die eigenen Gedanken und Wünsche äußern. Gleichzeitig sind Sie selbst weniger unter Stress, stets das "Richtige" sagen zu müssen.
Finden Sie heraus, was das Gegenüber schon über Ihre Organisation weiß. All das müssen Sie nicht "wiederholend" erzählen. Gehen Sie auf die Ihnen "geschenkten" Informationen ein. So fühlt sich Ihr/-e Gesprächspartner/-in wertgeschätzt.
Nachbereiten
Bedanken Sie sich für die Zeit – egal wie das Gespräch ausgegangen ist! Beantworten Sie alle noch offenen Fragen, die sich im Gespräch ergeben haben bzw. senden Sie gewünschtes Infomaterial zu. Bedanken Sie sich schriftlich für eine etwaige Spendenzusage.
Machen Sie sich Notizen über den Gesprächsinhalt, um diese Informationen beim nächsten Gespräch parat zu haben. Auch scheinbar „Nebensächliches“, wie die Geburt eines Enkels, können Sie im nächsten Gespräch als Eisbrecher aufgreifen.
Sammeln Sie schriftlich Bedenken, aber auch Wünsche und Motivationen, um aus diesen für zukünftige Gespräche zu lernen.
2. Unterlassen (Don’ts)
"Ungeschliffenes" Verhalten
Knigge-Seminare boomen auch im Fundraising. Pünktlichkeit, Höflichkeit, angemessene Kleidung und ein ordentliches Gesamtverhalten sind die Eckpfeiler eines erfolgreichen Umgangs im Gespräch. Sie zeugen von Respekt und Wertschätzung.
Smalltalk als unwichtig abtun
Smalltalk ist sowohl bei neuen als auch bestehenden Kontakten wichtig, um das Gespräch anzuwärmen. Er bereitet den atmosphärischen Nährboden für das eigentliche Anliegen. Die Aufgabe von Smalltalk ist es, gute Stimmung zu verbreiten. Vorsicht daher bei heiklen Themen, die zu Diskussionen führen können (Politik, Religion, Sport). Diese Themen sollten Sie in der Smalltalk-Phase nur dann ansprechen, wenn Sie sicher sind, "auf derselben Seite zu stehen". Sonst nutzen Sie eher leichte, positive Themen. Probieren Sie zwei bis drei Themen durch.
Die eigene Authentizität hinten anstellen
Wenn Sie sich verstellen, um dem Gegenüber zu gefallen, dann wird es das schnell merken. Es ist beiden Seiten klar, dass die Grundlage des Gespräches darin besteht, dass Sie etwas Bestimmtes (z.B. Geld, Kontaktdaten) wollen. Falsches Anbiedern oder geheucheltes Interesse ist daher unnötig. Fundraising ist Beziehungsarbeit und eine Beziehung braucht Ehrlichkeit. Das gilt auch für professionelle Beziehungen. Wenn Sie den Menschen nicht mögen (können) oder sich für seine Person und Aussagen nicht ernsthaft interessieren, überlassen Sie das Gespräch anderen.
Den "geplanten Stiefel" durchziehen
Es ist wichtig, sich vorab eine kleine "Präsentation" des Anliegens zu überlegen. Daten und Fakten sollten klar sein, Argumente vorgebracht werden. Wenn sich das Gegenüber aber für einen anderen Aspekt interessiert oder sich für die Art der Präsentation nicht empfänglich zeigt, heißt es flexibel umschwenken: Aufgreifen, was sie/er sagt und daran anknüpfend argumentieren!
Die Spendenfrage zu früh oder gar nicht stellen
Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Nehmen Sie sich Zeit für den Beziehungsaufbau. Dafür sind möglicherweise mehrere Gespräche nötig. Finden Sie heraus, ob alle Fragen geklärt sind und ob der Spender /die Spenderin schon ausreichend Interesse entwickelt hat. Ist das der Fall, stellen Sie konkret die Frage nach einer Spende. Warten Sie nicht darauf, dass das Geld "von alleine" kommt.
Schlagen Sie dabei eine Summe vor. Setzen Sie diese lieber zu hoch als zu niedrig an (vorher recherchieren, welche Summe realistisch ist). Wer weniger geben möchte, wird das sagen. Ob sie/er dagegen mehr gibt, wenn Sie es nicht fordern, ist fraglich. Zudem könnte sie/er gekränkt sein, dass Sie ihn für so wenig hilfsbereit halten.